La planification consiste à rechercher des solutions possibles pour une situation insatisfaisante en déterminant les résultats qui répondront le plus efficacement aux problèmes et aux besoins recensés, ainsi que les mesures et les ressources nécessaires pour atteindre ces résultats. Elle est à la base d’une bonne gestion des performances et de la responsabilité.
La planification est également un processus de choix entre les différentes lignes de conduite possibles et de classification, par ordre de priorité, des mesures à prendre en vue de changer pour le mieux une situation ou répondre à un besoin spécifique. Le temps et les ressources (matérielles, financières, humaines) sont les principales contraintes ayant des conséquences directes sur la capacité d’une organisation d’améliorer ou de résoudre une situation difficile. La planification est d’une importance inestimable dans toute organisation mais particulièrement dans les petites dont les capacités sont restreintes.
Trois niveaux de planification sont à mettre en évidence :
A) Planification stratégique : processus de choix d’une organisation aboutissant à la décision de où aller et pour quelle raison. A partir de ce choix, elle définit la conduite à tenir pour atteindre son objectif tout en maximisant ses possibilités d’y parvenir. Elle définit la vision et la mission, l’organisation à adopter, l’orientation, la voie à suivre, la cohérence, la visibilité à long terme ainsi que les buts ou les objectifs stratégiques nécessaires pour les réaliser. Les objectifs stratégiques peuvent être définis par secteurs prioritaires d’intervention en fonction des capacités de l’organisation et d’autres parties prenantes. Ils doivent comprendre un calendrier, un cadre de référence et des mécanismes d’évaluation afin de procéder à des ajustements si nécessaire.
Le plan stratégique est le document issu de ce processus qui guide, oriente et influence l’élaboration d’une planification plus détaillée sur le plan opérationnel. Le plan stratégique est une référence clé pour les responsables de projet/programme en matière de conception, mise en œuvre et évaluation d’une intervention.
B) Planification opérationnelle : processus décrivant comment les objectifs décrits dans le plan stratégique seront atteints «sur le terrain». Il consiste à définir des objectifs plus détaillés à chaque niveau, en fonction des objectifs du plan stratégique. Ces objectifs peuvent ensuite être groupés et organisés en « plans », « programmes» et « projets ». La planification opérationnelle couvre généralement le court terme (entre plusieurs mois et trois ans). Elle permet de traduire les objectifs stratégiques en résultats concrets à travers des « projets » dans lesquels les actions requises sont planifiées (plans de travail), les ressources nécessaires déterminées (budgets) et les modes de financement définis (plans de mobilisation des ressources).
La mise en œuvre de la planification opérationnelle permet en générale de capitaliser de l’expérience et de tirer des leçons pour une meilleure planification stratégique qui elle-même influence par la suite la planification opérationnelle.
Le plan opérationnel regroupe plusieurs programmes (et leurs projets, activités, etc., respectifs) en vue d’atteindre certains des objectifs stratégiques de l’organisation
C) Programme : le programme est un ensemble de projets regroupés sous une entité commune visant à atteindre un objectif commun. Par exemple un programme d’adduction d’eau potable dans un pays peu se subdivisé en plusieurs projets régionaux suivant le découpage géographique du pays concerné. Ces projets sont coordonnés et mis en œuvre pour atteindre des objectifs spécifiques selon un calendrier, un budget et des paramètres de performance définis.
D) Projet : ensemble d’activités cohérentes et coordonnées mises en œuvre pour atteindre des objectifs spécifiques selon un calendrier, un budget et des paramètres de performance définis. Les projets visant à atteindre un objectif commun forment un programme.
E) Activité : Une activité est un ensemble de plusieurs tâches qui visent toutes le même objectif. Les activités sont les actions de plus bas niveau qui doivent être planifiées. Par exemple la recherche du point de captage de l’eau dans le cadre du projet régional d’adduction d’eau potable.
Les tâches qui composent les activités sont les actions les plus simples. Le cabinet AUDICO est aux côtés de toutes formes de structures en général et des structures du secteur public en particulier pour les assister et supporter à la planification de leur développement ainsi qu’à la conception et mise en œuvre de leurs programmes et projets.